3 strategie per lavorare al meglio in Office 365!

Office 365 è molto comodo da usare per creare e condividere informazioni. Gli utenti lo adorano. Il rovescio della medaglia è che chi si occupa di controllo, coordinamento e sicurezza si trova a non avere la possibilità di normare questo utilizzo, soprattutto se questo flusso di informazioni contiene dati sensibili.

Un moderno ECM (enterprise content management system) consente alle persone di lavorare con office 365 usufruendo di tutte le politiche aziendali per una gestione e condivisione sicura delle informazioni.

Quali sono le 3 strategia per lavorare al meglio in office 365?

1 – Gli utenti non si devono preoccupare dei profili autorizzativi: le politiche di gestione documentale aziendale non competono alle persone che creano e condividono documenti tutti i giorni. Questi pensieri competono ai responsabili delle organizzazioni e a chi segue normative specifiche come la GDPR. Un moderno ECM si integra nativamente nell’ecosistema dell’utente.

2- Il lavoro delle persone deve essere semplificato: Le persone hanno già tanto da fare per stare dietro alle loro responsabilità e per rispondere del loro operato. Non si devono preoccupare di come trovare l’ultima versione di un documento (e che sia davvero l’ultima) e da qui devono poter accedere alla visione olistica di tutto il flusso informativo correlato a quel documento (invece che sfogliare invano decine di cartelle di rete). Un moderno ECM rende sempre disponibile l’ultima versione di un documento, e lo rende accessibili da molteplici percorsi di indagine, senza bisogno di replicarlo nei tanti sistemi aziendali.

3 – Le persone devono poter sapere la storia di un documento: quando più persone condividono un documento, conoscerne la storia aiuta a lavorare meglio. Chi ha creato una versione? In cosa è diversa da quella precedente? Posso tornare indietro? Chi l’ha approvata? Sono informazioni importanti per potersi concentrare sul proprio lavoro e non doversi improvvisare detective digitale.

Un moderno ECM è lo strumento disponibile in office 365 (mail, word) che ci aiuta a ritrovare le informazioni per quello che sono e per i dati che contengono, dimenticandoci dell’antica gestione a percorsi, garantendo la sicurezza di accesso ai dati e la semplicità d’uso.

Write a comment