M-Files per il settore edile

Esiste un interessante paradosso tra le industrie dell’architettura e del design industriale e le loro controparti nel settore delle costruzioni. Le industrie dell'architettura e del design industriale sono altamente digitalizzate, mentre le aziende del settore edile sono in ritardo nel processo di trasformazione digitale delle organizzazioni.

I settori ad alta intensità di manodopera e fortemente localizzati, come il settore edile, tendono a posizionarsi in fondo alla classifica per quanto riguarda l’uso delle capacità digitali e per il modo in cui gestiscono le transazioni con i clienti.

Il senso alla base di questa discordanza è il seguente: mentre designer e architetti lavorano già con programmi software e il processo di trasformazione digitale a livello aziendale è progressivo e naturale, nel settore delle costruzioni questo non avviene.

I problemi

 

Ma quali sono i problemi relativi alle informazioni che il personale di una società di costruzioni deve affrontare?

I problemi più comuni sono:

  • identificare rapidamente lo stato di un lavoro ed essere in grado di consultare le informazioni necessarie per prendere le decisioni
  • dare ai Project Manager i migliori strumenti per portare a termine il lavoro rispettando il budget e i tempi stabiliti
  • semplificare i processi aziendali ed essere cauti sulle soluzioni tecnologiche
  • ridurre l'uso della carta, rendere i file facilmente ricercabili e rintracciabili da tutti i membri del team
  • accedere e consultare informazioni e documenti anche quando ci si sposta da un cantiere all’altro
  • garantire processi ben definiti nel rispetto delle scadenze e dei ruoli
  • rispettare la conformità normativa relativa alla sicurezza sul lavoro, alle norme di costruzione e ad altri fattori

 

Molti di questi problemi possono essere attenuati con l'uso di un software di gestione intelligente delle informazioni (IIM).
Infatti, l’ambiente di lavoro digitale sta diventando sempre più comune e l'industria delle costruzioni potrebbe trovarsi su un’isola "senza tecnologia", a meno che non si adatti.
L'adattamento a un ambiente di lavoro digitale sta diventando un fattore chiave per mantenere le società di costruzioni più competitive in un mercato già competitivo.

I vantaggi della gestione intelligente delle informazioni 

 

In questo articolo esaminiamo nove modi in cui la gestione intelligente delle informazioni può avere un impatto positivo sulle imprese edili:

 

1. Project Management

Nella fase di pianificazione le piattaforme di gestione intelligente delle informazioni (IIM) semplificano molti aspetti come:

  • la creazione e l’elaborazione dei contratti
  • l’automatizzazione dell'elaborazione delle fatture
  • l’automazione dei flussi di lavoro di dipendenti e subappaltatori: dall'onboarding alla collaborazione e alla gestione delle attività
  • la produzione di documenti di chiusura del progetto in pochi minuti


Nella fase di costruzione una piattaforma IIM abilita il processo legato a:

  • incorporazione del controllo della versione per documenti soggetti a modifiche
  • ampliamento dell'accesso alle informazioni
  • riduzione del rischio e dei costi specifici in caso di contenzioso con controllo completo documentale

Quando un'impresa di costruzioni decide di aggiornare il modo di gestire le informazioni e i documenti, la gestione dei lavori diventa più efficiente, più snella e più redditizia.

2. Project Budgeting & Routing of Invoices

 

Con un sistema di gestione intelligente delle informazioni tutti i dipendenti hanno a disposizione un accesso centralizzato a documenti critici ed importanti per garantire il rispetto dei progetti e del budget stabilito.

I documenti in questione possono essere:

  • fatture
  • note di credito / debito
  • bolle di consegna
  • contratti
  • licenze di costruzione
  • licenze idrauliche
  • licenze elettriche

Anche l'instradamento e l'approvazione delle fatture è una sfida persistente nel settore delle costruzioni e a volte richiede una grande quantità di tempo.

Molte aziende hanno un processo di approvazione complesso con vari dipendenti incaricati di codificare i costi ed elaborare, approvare e finalizzare il pagamento. L'elaborazione delle fatture può richiedere tempo.
Con un sistema IIM i flussi di lavoro di instradamento e fatturazione seguono il percorso più breve, più semplice e più efficiente. I flussi di lavoro abilitano la centralizzazione dell'elaborazione delle fatture e consentono una rapida approvazione.

Questo migliora di gran lunga la produttività.

3. Access & Manage critical documents

 

L'industria delle costruzioni conduce le operazioni in più sedi contemporaneamente.

Spesso i dipendenti, i subappaltatori e i responsabili del lavoro si trovano in cantieri situati in luoghi diversi.

Con l’utilizzo del sistema IIM i dipendenti e i progettisti possono accedere ai documenti relativi a un lavoro ovunque si trovino.

4. Risk Management & Compliance

 

Le imprese di costruzione devono mantenere e rispettare una serie di misure di conformità: dai requisiti del codice edilizio agli ordini di sicurezza in cantiere.

Inutile dire che la gestione del rischio e della conformità è estremamente incentrata sulla documentazione.

Le piattaforme IIM possono aiutare a centralizzare tutta la documentazione in un unico repository e fornire l’accesso immediato.

5. Version & Revision Control

I documenti spesso devono essere modificati in tempi rapidi.

Utilizzando un sistema IIM le società di costruzioni possono migliorare la produttività per eliminare il tempo necessario per setacciare più versioni dello stesso file e confrontare le modifiche.

Le funzionalità di controllo della versione delle piattaforme IIM garantiscono ai dipendenti accesso alla versione più recente di un documento. È facile vedere cosa è stato modificato, quando e da chi.

6. Reducing paper flow

 

Da sempre il settore delle costruzioni si basa molto sui documenti cartacei.

Questo è un problema perché in qualsiasi momento si possono perdere i documenti o si possono archiviare in modo errato.

Gestire un archivio cartaceo può essere un costo inutile: un buon sistema IIM riduce la necessità di carta soprattutto se include sistemi di scansione e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).

Le aziende possono migliorare il processo decisionale utilizzando velocemente l'immagine scansionata.

La parte migliore? Una volta che i documenti vengono digitalizzati sono accessibili e gestibili da tutti, ovunque e con pochi click.

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7. Reduce Data Silos

 

All'interno di un'organizzazione aziendale, i dipartimenti tendono a sviluppare approcci e metodologie personali per elaborare i dati e per conservarli in sistemi diversi in base alle proprie esigenze.

Così facendo le informazioni risultano visibili e accessibili solo al dipartimento in questione.

I sistemi IIM possono fornire un archivio centrale per documenti e file anche se sono distribuiti in silos disparati come cartelle di rete, SharePoint, OpenText e IBM FileNet così come con altri sistemi aziendali come Salesforce, Microsoft Dynamics 365 e SAP.

In effetti molte piattaforme come M-Files possono integrarsi con software specifici per la costruzione inclusi i programmi AutoCAD e Revit.

8. Intelligent capture with AI-Driven Metadata

 

Con un approccio basato sui metadati, come proposto da M-Files, i documenti e le informazioni vengono archiviati nel file repository in base a ciò che rappresentano e non in base a dove si trovano.

Il sistema può quindi indicizzare, organizzare i documenti e assicurare che questi appaiano in modo pertinente nelle visualizzazioni e negli elenchi dei risultati di ricerca risolvendo in modo efficiente il problema di un unico documento esistente in più luoghi.

Negli ultimi anni è stata implementata la capacità dell’IIM di sfruttare l’intelligenza artificiale (AI) per acquisire i dati in modo intelligente. Questa capacità si rivela particolarmente utile per il settore delle costruzioni dove i documenti sono spesso simili e devono essere organizzati in modo specifico.

Con la tecnologia dell’intelligenza artificiale quando un documento viene archiviato i motori di elaborazione del linguaggio analizzano i file e i documenti e forniscono suggerimenti più accurati su come il documento dovrebbe essere classificato.

9. Back Office Administration

 

Un efficiente sistema IIM include anche altre applicazioni per lo svolgimento delle attività di back office come:

  • Risorse umane
  • Responsabili dell'attrezzatura
  • Amministrazione d'ufficio
  • Vendor manager
  • Responsabili dei fornitori

Come accennato, una robusta piattaforma IIM rimuove silos di dati e aumenta il flusso di informazioni e lo fa attraverso le divisioni. Dal momento che le risorse umane, l’amministrazione e i gestori dei siti accedono tutti allo stesso sistema, il problema viene risolto senza inutili scambi di mail.

Per ricapitolare ecco alcuni benefici che un sistema di gestione intelligente delle informazioni può portare alle aziende del settore edile:

  • ridurre il flusso e la dipendenza dalla carta
  • centralizzare le operazioni per un controllo migliore
  • organizzare e gestire i documenti
  • ridurre i tempi per l'approvazione delle fatture
  • consentire ai project manager e ai collaboratori esterni l’accesso ai documenti di lavoro
  • abilitare la visualizzazione dei documenti ovunque, in qualsiasi momento e con la giusta sicurezza
  • aumentare la redditività attraverso il flusso di lavoro
  • stabilire procedure coerenti
  • promuovere la conformità
  • fornire una riduzione dei costi a lungo termine
  • fornire backup di documenti fuori sede

 

 

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