Come M-Files può migliorare la produttività in ambito edile

Esiste un interessante paradosso tra società di architettura / design industriale e le loro controparti nel settore delle costruzioni. Le industrie dell’architettura e del design industriale sono entrambi altamente digitalizzati. D’altra parte, aziende del settore edile – dove tutto il lavoro di trincea avviene, sia in senso figurato che letteralmente – sono in ritardo nella trasformazione digitale delle loro organizzazioni.

Settori ad alta intensità di manodopera e localizzati, come la costruzione, tendono a classificarsi molto in fondo nell’uso delle capacità digitali, in particolare nel modo in cui conducono le transazioni con i clienti.

La discordanza tra le due industrie ha senso. Designer e architetti lavorano già ampiamente con programmi software nel loro quotidiano e quindi il salto alla trasformazione digitale a livello aziendale è una progressione naturale. Ma ancora non lo è nel settore delle costruzioni,
Vi presentiamo quindi 9 modi in cui le imprese edili stanno guidando la trasformazione digitale attraverso la gestione intelligente delle informazioni.

Alcuni dei più comuni problemi relativi alle informazioni che il personale della società di costruzioni deve affrontare sono:

identificare rapidamente lo stato di un lavoro ed essere in grado di rivedere tutte le informazioni necessarie prendere buone decisioni.

• dare ai Project Manager i migliori strumenti per portare il lavoro nei tempi e nel budget.

semplificare i processi aziendali ed essere cauti sulle soluzioni tecnologiche

• ridurre l’uso della carta e rendere i file facilmente ricercabili e rintracciabili da tutti i membri del team.

quando si è in diversi cantieri, si ha bisogno di accedere a informazioni e documenti.

garantire processi ben definiti nel rispetto delle scadenze e dei ruoli.

• preoccuparsi della conformità normativa relativa alla sicurezza sul lavoro, alle norme di costruzione e altri fattori di conformità.

Molte delle sfide di cui sopra possono essere mitigate con l’uso della gestione intelligente delle informazioni.
Infatti, la dura realtà è che il posto di lavoro digitale sta diventando sempre più comune e l’industria delle costruzioni potrebbe trovarsi su un’isola “senza tecnologia”, a meno che non si adattino.
L’adattamento a un ambiente di lavoro più digitale sta diventando essere un fattore chiave per mantenere le società di costruzioni più competitive in un mercato già competitivo.

Quindi, la sfida non è più la costruzione SE le aziende hanno bisogno della trasformazione digitale; la sfida diventa COME e attraverso QUALE PIATTAFORMA si trasformeranno le imprese di costruzione.

COME SI TRASFORMANO VERSO IL DIGITALE LE IMPRESE DI COSTRUZIONE ATTRAVERSO UNA GESTIONE INTELLIGENTE DELLE INFORMAZIONI

1 PROJECT MANAGEMENT
Nella fase di pianificazione, le piattaforme IIM semplificano molte fasi come:

  • Creazione ed elaborazione dei contratti
  • Automatizzazione dell’elaborazione delle fatture
  • Automazione dei flussi di lavoro di dipendenti e subappaltatori: dall’onboarding alla collaborazione alla gestione delle attività e delle tappe del progetto
  • Produzione di documenti di chiusura del progetto in pochi minuti, non giorni o settimane


In fase di costruzione una piattaforma IIM abilita il processo legato a:

  • Incorporazione del controllo della versione per documenti soggetti a modifiche
  • Ampliamento dell’accesso alle informazioni
  • Riduzione del rischio e dei costi specifici in caso di contenzioso con controllo completo documentale

quando un’impresa di costruzioni sceglie di aggiornare il modo di gestire le informazioni e i documenti, la gestione dei lavori diventa più efficiente, più snella e più redditizia

2 PROJECT BUDGETING & ROUTING OF INVOICES Con un sistema di gestione intelligente delle informazioni, tutti i dipendenti avranno un accesso centralizzato a documenti critici ed importanti per garantire il rispetto dei progetti e rimanere nel budget. Documenti come:

  • Fatture
  • Note di credito / debito
  • Bolle di consegna
  • Contratti
  • Licenze di costruzione
  • Licenze idrauliche
  • Licenze elettriche

Anche l’instradamento e l’approvazione delle fatture è un sfida persistente nel settore delle costruzioni e a volte possono volerci settimane. Molte aziende hanno un processo di approvazione complesso con vari dipendenti
incaricati di codificare i costi ed elaborare, approvare e finalizzare il pagamento. L’elaborazione delle fatture può richiedere tempo.
Con un sistema IIM, i flussi di lavoro di instradamento e fatturazione fanno il percorso più breve, più semplice e più efficiente – di gran lunga migliora la produttività. I flussi di lavoro IIM abilitano la centralizzazione dell’elaborazione delle fatture, consentendo una rapida approvazione

3 ACCESS AND MANAGE CRITICAL DOCUMENTS — WHEREVER YOU ARE L’industria delle costruzioni conduce le operazioni in più sedi contemporaneamente – con i dipendenti,
subappaltatori e responsabili del lavoro spesso in cantieri situati in luoghi diversi. Con al sistema IIM, dipendenti e progettisti possono accedere ai documenti relativi a un lavoro ovunque siano.

4 RISK MANAGEMENT & COMPLIANCE Dai requisiti del codice edilizio agli ordini di sicurezza in cantiere, le imprese di costruzione devono mantenere e rispettare una serie di misure di conformità.
Inutile dire che la gestione del rischio e della conformità è estremamente incentrato sulla documentazione. Le piattaforme IIM possono aiutare a centralizzare quella documentazione in un unico repository e fornire loro accesso immediato.

5 VERSION & REVISION CONTROL
I documenti spesso devono essere modificati al volo. Le società di costruzioni possono migliorare la produttività utilizzando un sistema IIM per eliminare il tempo necessario per setacciare più versioni dello stesso file e confrontare le modifiche.
Le funzionalità di controllo della versione delle piattaforme IIM garantiscono ai dipendenti accesso alla versione più recente di un documento. È facile vedere cosa è cambiato, chi l’ha fatto e quando è stata apportata la modifica.

6 REDUCING PAPER FLOW Il settore delle costruzioni è stato tipicamente un settore che fa molto affidamento sui documenti cartacei.
Questo é un problema. In qualsiasi momento, i documenti possono essere stati persi o archiviati in modo errato.
Gestire un’attività con archivi cartacei si traduce in costi inutili. Il gruppo Gartner dice che costa € 7,50 ogni volta che viene toccato un pezzo di carta.
Un buon sistema IIM ridurrà la necessità di carta, soprattutto se include sistemi di scansione e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
Le aziende possono migliorare il processo decisionale utilizzando velocemente l’immagine scansionata.
La parte migliore? Una volta che i documenti sono digitalizzati, sono accessibili e gestibile da tutti, ovunque con pochi
clic.

7 REDUCE DATA SILOS All’interno di un’organizzazione aziendale, i dipartimenti tendono a sviluppare i propri approcci e metodologie di elaborazione dei dati e conservarli per le loro esigenze in sistemi diversi. Le informazioni quindi sono visibili e accessibili solo a quel dipartimento.
I sistemi IIM possono fornire un archivio centrale per documenti e file, anche se sono distribuiti in silos disparati, come cartelle di rete, SharePoint, OpenText e IBM FileNet così come con altri sistemi aziendali come Salesforce, Microsoft Dynamics 365 e SAP. In effetti, molte piattaforme, come M-Files, possono integrarsi con software specifici per la costruzione, inclusi i programmi AutoCAD e Revit.

8 INTELLIGENT CAPTURE WITH AI-DRIVEN METADATA Con un approccio basato sui metadati, come proposto da M-Files, i documenti archiviati nel file repository insieme ad informazioni chiave su cosa rappresentano, piuttosto che su dove si trovano. Il sistema può quindi indicizzare e organizzare i documenti, assicurando che appaiano in modo pertinente nelle visualizzazioni e negli elenchi di risultati di ricerca, quindi il problema di un unico documento esistente in più posizioni è risolto in modo efficiente. Sistemi IIM basati sui metadati operano sull’idea che sia più facile e più preciso descrivere cos’è qualcosa piuttosto che indovinare
dove è immagazzinato.
Una delle aree in cui IIM si è evoluto negli ultimi anni è quella della capacità di sfruttare l’intelligenza artificiale (AI) per a acquisire in modo più intelligente i dati e questa capacità si rivela estremamente utile per il settore delle costruzioni, dove i documenti sono spesso simili e devono essere organizzati in modo specifico. Con tecnologia dell’intelligenza artificiale, quando un documento viene archiviato, i motori di elaborazione del linguaggio possono analizzare i file, documenti e fornire suggerimenti più accurati su come dovrebbe essere classificato.

9 BACKOFFICE ADMINISTRATION Altre applicazioni di un efficiente sistema IIM per I back office delle società di costruzioni includono:

  • Risorse umane
  • Responsabili dell’attrezzatura
  • Amministrazione d’ufficio
  • Vendor manager
  • Responsabili dei fornitori

Come accennato, una robusta piattaforma IIM rimuove silos di dati e aumenta il flusso di informazioni e lo fa attraverso le divisioni. Dal momento che le risorse umane, l’amministrazione e i gestori dei siti accedono tutti allo stesso sistema, viene risolto il problema senza inutili scambi mail.

IN SINTESI, ALCUNI MODI INTELLIGENTI DI GESTIONE DELLE INFORMAZIONI E BENEFICI NELLE AZIENDE DI COSTRUZIONE

  • Riduzione del flusso e della dipendenza dalla carta
  • Centralizzare le operazioni per un maggiore e migliore controllo.
  • Organizzazione e gestione dei documenti.
  • Riduzione dei tempi per l’approvazione delle fatture.
  • Consentire ai project manager e a collaboratori esterni l’accesso ai documenti di lavoro.
  • abilitare alla visualizzazione dei documenti ovunque e in qualsiasi momento con la giusta sicurezza.
  • Aumentare la redditività attraverso il flusso di lavoro .
  • Stabilire procedure coerenti.
  • Promuovere la conformità.
  • Fornire una riduzione dei costi a lungo termine.
  • Fornire backup di documenti fuori sede.

M-Files fornisce una piattaforma di gestione delle informazioni intelligente di nuova generazione che migliora le prestazioni aziendali aiutando le persone a trovare e ad utilizzare le informazioni in modo più efficace.
A differenza di un sistema di gestione dei contenuti aziendali tradizionali (ECM) o piattaforme di servizi di contenuto, M-Files unifica sistemi, dati e contenuti in tutta l’organizzazione senza disturbare i sistemi esistenti
e processi o che richiedono la migrazione dei dati. Utilizzando le tecnologie di intelligenza artificiale (AI) grazie al suo esclusivo INtelligent Metadata Layer, M-Files abbatte i silos fornendo un contesto per l’accesso e lo sfruttamento di informazioni che risiedono in qualsiasi sistema e repository, comprese cartelle di rete, SharePoint, servizi di condivisione file, sistemi ECM, CRM, ERP e altro sistemi e archivi aziendali. Migliaia di organizzazioni in più di 100 paesi utilizzano M-Files per la gestione delle informazioni e dei processi aziendali, inclusi NBC Universal, OMV,
Rovio, SAS Institute e thyssenkrupp.

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