M-Files per il settore Oil&Gas

Nel 2016, IDC ha previsto che entro il 2019, la trasformazione digitale aiuterà le aziende del settore Oil&Gas a ridurre i costi e ad aumentare l’efficienza del 10-50%. Inoltre, ha previsto che il 40% delle compagnie petrolifere e del gas migliorerà le proprie capacità analitiche grazie all’intelligenza artificiale. 

Molte compagnie petrolifere e del gas ancora oggi faticano a gestire i documenti in modo efficiente

Nell’industria petrolifera e del gas, la tecnologia messa a disposizione per l’informazione è una componente chiave per le organizzazioni. E mentre ci sono una serie di settori informatici rilevanti per le industrie del petrolio e del gas (quali ad esempio data warehousing, networking, comunicazioni unificate e pianificazione delle risorse aziendali), in questo whitepaper ci vogliamo concentrare sulla gestione intelligente delle informazioni (IIM).

In particolare, come può una compagnia petrolifera e del gas mitigare le sfide chiave migliorando il modo in cui gestisce il proprio contenuto?

La gestione delle informazioni può supportare in modo significativo il raggiungimento di risultati a valore per le organizzazioni del petrolio e del gas di ogni forma e dimensione.

Il valore per la gestione dei dati nelle organizzazioni del petrolio e del gas è focalizzato su quattro aree: 

  • digitalizzazione: automatizzare i processi aziendali manuali 
  • mobilità: abilitare l’accesso mobile alla gestione dei contenuti 
  • collaborazione: facilitare le interazioni tra team distribuiti su sedi diverse
  • integrazione del sistema: utilizzare l’IIM come collante per riunire i sistemi di gestione degli asset, della gestione finanziaria e della supply chain. 

 

Le sfide

 

Le compagnie petrolifere e del gas si trovano ad affrontare una serie di sfide: dall’esplorazione e produzione allo smantellamento dei pozzi e alla mappatura delle informazioni geografiche.

Negli ultimi 30 anni, le aziende ad alta intensità di carta ed incentrate sull’informazione come le assicurazioni, i servizi bancari e finanziari hanno fatto progressi significativi nella creazione di un sistema più digitale.

Al contrario, la maggior parte delle organizzazioni del settore dell’energia ha iniziato ad investire solo negli ultimi 10 anni in processi di gestione delle informazioni. Eppure, oggi molte compagnie petrolifere e del gas denunciano la mancanza di una gestione integrata dei documenti, anche per i processi di back-office fondamentali come la contabilità. Figuriamoci per processi di front-office come la salute ambientale e la documentazione sulla sicurezza, sulla gestione del disegno tecnico o la gestione patrimoniale.

 

I vantaggi dell’IIM

 

In questo articolo, esaminiamo sei modi in cui l’IIM può avere un enorme impatto positivo sull’industria del petrolio e del gas rendendo più snelli tutti i settori di attività:

1. Back office

2. Smantellamento dei pozzi

3. Asset Management & Transfer

4. Mobility

5. Compliance

6. ESRI Gestione dati da geolocalizzazione

 

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1.Back office 

 

Gli amministratori contabili del settore petrolifero e del gas che lavorano dietro le quinte giocano un ruolo enorme e influenzano la redditività attraverso la conoscenza dei costi finanziari della società. 

Troppo spesso le aziende non hanno sistemi per gestire in modo efficiente le loro operazioni di back-office. Questo causa problemi di vasta portata che inibiscono la produttività e l’efficienza (problemi che alcune aziende non sanno nemmeno di avere).

M-Files ha recentemente condotto un’indagine sul back-office di aziende con 50 o più dipendenti per scoprire quali sono le loro sfide nella gestione dei documenti.  

 

I risultati portano a problemi di vasta portata: 

  • Ricerca: almeno 10 minuti al giorno vengono dedicati alla ricerca di documenti e informazioni necessari per lo svolgimento del lavoro. Si riscontra così il 41% di sprechi.
  • Carta: per il 65% degli intervistati le informazioni sono ancora gestite utilizzando documenti cartacei, i processi sono ancora basati sulla carta e vengono conservati in classificatori. 
  • Informazioni dislocate: il 65% degli intervistati gestisce le informazioni in più di una località. 
  • Segnalazioni: secondo il 44% la stampa, la scansione e la firma a mano dei documenti possono essere una grande sfida all’efficienza. 

 

I dipartimenti Risorse Umane e Finanza affrontano molte sfide diverse ogni giorno, tra queste una è la più significativa: gestire una montagna di scartoffie. Che si tratti di un modulo fiscale richiesto dal governo o una serie di fatture, queste funzioni amministrative hanno il compito di raccogliere, mantenere e organizzare grandi quantità di informazioni cercando di non mettere a rischio la situazione del dipendente. 

Un Software di gestione intelligente delle informazioni (IIM) cambia questa equazione: permette di acquisire in modo automatico documenti via web in forma digitale rendendo più efficienti, snelli e sicuri i processi comuni. 

 

Ecco i cinque motivi principali per cui gli amministratori delle Risorse Umane e della Finanza hanno bisogno di software di gestione dei contenuti:

 

1-Assunzione di nuovi dipendenti 

Far salire a bordo i nuovi dipendenti con facilità e rapidità. L’utilizzo di un ECM facilita la collaborazione sociale tra i nuovi dipendenti e l’intera comunità dei dipendenti di ruolo, riduce l’onere per i mentori di incontri faccia a faccia, aumenta il bagaglio di esperienze per il principiante e costruisce più velocemente il senso di appartenenza del dipendente all’organizzazione. 

 

2- Conformità 

Oltre alla conformità normativa comune al settore Oil&Gas esistono anche norme per i team delle Risorse Umane e della Finanza. Con il software IIM, i documenti possono essere catturati, archiviati e organizzati elettronicamente permettendo al back-office di mantenere le informazioni cruciali dell’organizzazione in un unico deposito che aiuta a mantenere l’attività in piena conformità con le leggi statali. 

 

3-Sicurezza dei dati 

Il software IIM mantiene i dati al sicuro: un sistema di sicurezza basato sulla concessione degli accessi all’utente in funzione di ciò che l'utente può consultare.

 

4-Integrazioni del software 

Il software IIM permette di far collaborare più reparti attraverso un’ampia varietà di suite che utilizzano potenti integrazioni. M-Files risolve il problema delle informazioni sparse in più repository che non parlano tra loro integrandosi con CRM, ERP, SharePoint e altre applicazioni chiave. Il tutto avviene senza il fastidio di un progetto migratorio di massa. 

 

5-Prontezza di controllo 

Una delle migliori difese di un'azienda contro una revisione contabile è il software IIM che raccoglie tutti i file del dipartimento finanza in un unico posto. Sostenuto da un sistema di file completo e da potenti capacità di ricerca, questo strumento altamente efficace offre una pista di controllo completa, creando log filtrabili ed esportabili, e documenta le azioni per data e per utente per garantire la piena trasparenza

 

6- Elaborazione delle fatture 

L’elaborazione delle fatture è un ambito in cui è possibile portare l’efficienza nell’organizzazione. Sfrutta una vasta gamma di capacità chiave nella gestione delle informazioni, come acquisizione, flusso di lavoro, notifiche, accesso mobile, tracce di controllo e permessi. È anche un processo dove ogni dipartimento partecipa tipicamente per l’invio di fatture da saldare, e quindi il focus su questo processo può essere di grande impatto per tutta l’organizzazione. 

2.Smantellamento dei pozzi 

 

Lo smantellamento dei pozzi è un’attività relativamente nuova in questo settore.

Ogni pozzo ha una durata di vita finita e i pozzi che terminano la produzione stanno aumentando. In parte a causa del crollo del prezzo del petrolio nel 2015 e in parte a causa dell’invecchiamento.  

Di conseguenza, il volume di lavoro associato allo smantellamento è in crescita – con oltre 80 miliardi di dollari previsti per la rimozione di infrastrutture al fine di rispettare l’ambiente. 

Lo smantellamento dei pozzi prevede l’otturazione e l’abbandono dei pozzi e la rimozione delle infrastrutture.

 

Una delle piattaforme tecnologiche critiche che può contribuire ad un significativo risparmio sui costi è un sistema di gestione delle informazioni. Infatti, l’architettura di un sistema di gestione intelligente delle informazioni come M-Files, basata su metadati, permette agli utenti di organizzare il contenuto in base a ciò che è piuttosto che a dove si trova.

Questa innovativa architettura permette di gestire non solo documenti ma anche oggetti non documentali importanti per lo smantellamento dei pozzi – come le informazioni sul sito, i casi, i subappaltatori e altro ancora. 

 

Gli altri benefici sono:

  • miglioramento dell’efficienza che deriva dal consolidamento della documentazione (permessi, licenze, autorizzazioni, notifiche) 
  • maggiore qualità e tempi di ciclo più brevi con funzioni integrate che assicurano che tutte le parti usino la stessa versione
  • coordinamento fluido dei subappaltatori, dei documenti e delle altre informazioni per le quali sono responsabili.

Accelerare il processo significa risparmiare costi e la piattaforma M-Files aiuta a raggiungere questo obiettivo. Anche un miglioramento dell’1% varrebbe milioni di dollari nei prossimi dieci anni. 

3.Asset Management & Transfer

 

Nell’odierna macroeconomia globale, le fusioni e le acquisizioni (Mergers and Acquisitions) sono comuni a tutti i settori industriali. Tuttavia, nell’industria petrolifera ci sono aspetti unici e particolari.

La gestione intelligente delle informazioni attraverso piattaforme come M-Files può giocare un ruolo chiave in questi scenari. 

Quando un’azienda ne acquisisce un’altra solitamente ne assorbe le operazioni, i beni e il personale. Questi elementi hanno dati e documenti associati (alcuni dei quali potrebbero avere 20-30 anni) che possono essere conservati in vari repository.

È inoltre probabile che ci siano documenti duplicati, documenti mancanti o smarriti.

 

In caso di acquisizione possono quindi emergere varie sfide:

 

1.Migrazione

Spesso c’è la necessità di migrare dati e documenti dai vecchi archivi aziendali verso i nuovi. Questo passaggio può essere semplice se entrambe le aziende utilizzano la stessa tecnologia. Spesso però questo non avviene: sorge quindi il bisogno di esportare dati e documenti da un sistema e importarli nell’altro.

 

2.Versione e duplicazione dei dati 

Molti dei documenti archiviati possono essere mal assortiti e duplicati. Conoscere e rintracciare la versione definitiva può essere un compito difficile. L’azienda acquirente deve avere un modo per ordinare e gestire tutte le informazioni e metterle a disposizione degli utenti rapidamente. 

 

3.Timeline

E’ possibile che siano necessari uno o due anni per integrare pienamente le informazioni tra le due organizzazioni. In questo lasso di tempo l’azienda acquirente deve garantire la continuità delle operazioni.

Un sistema di gestione intelligente delle informazioni cura molto le sfide che possono sorgere nel processo di trasferimento parziale o totale del patrimonio da un’organizzazione all’altra. La digitalizzazione può essere la chiave di gestione patrimoniale tra le due società e automatizzare il processo di archiviazione e pubblicazione diminuisce la probabilità di errori operativi in seguito a documentazione errata o mancante. 

 

Ma M-Files non si ferma qui. Con M-Files non c’è bisogno di un processo di migrazione lungo e costoso perché tutti i silos di dati possono essere collegati attraverso lo strato di metadati intelligenti.

Attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva, le versioni di processo e i duplicati sono gestiti in modo intuitivo e automatico.  

Inoltre, i sistemi di gestione delle informazioni possono aiutare i singoli dipendenti a trovare e condividere i documenti facilmente con un approccio basato su metadati abilitati dall’IA che contestualizza i documenti in base a ciò che sono e non in base a dove risiedono.

Questa capacità di colmare facilmente e rapidamente il divario tra le due organizzazioni porta ad un risparmio dei tempi e dei costi per entrambe le organizzazioni.  

4.Mobility

 

In una recente indagine svolta tra i lavoratori del settore energetico è emerso che per il 65% degli intervistati è difficile trovare i documenti necessari su un dispositivo mobile

Questo può creare allarmanti ripercussioni per molti dipendenti che svolgono gran parte dell’attività fuori sede. Il personale del settore petrolifero e del gas passa un’enorme quantità di tempo sul campo durante tutte le fasi della produzione. 

Un software di gestione intelligente delle informazioni permette agli utenti di accedere e gestire i documenti da dispositivi mobili. 

 

Ci sono due aree principali dove l’IIM fornisce valore attraverso la mobilità: 

  • attività fuori sede: trivellatori, geologi e ingegneri sono spesso le figure più rilevanti. Dare loro un accesso mobile ai documenti chiave può far risparmiare giorni di lavoro 
  • accessi del management: quando i manager e i dirigenti lavorano fuori sede, l’impossibilità di accedere alle informazioni critiche può portare un arresto nel business. Al contrario un accesso mobile porta un netto risparmio di tempo dedicato alla burocrazia e più tempo dedicato agli affari. 

 

In particolare, i lavoratori possono utilizzare i loro dispositivi mobili per: 

  • cercare e accedere ai documenti aziendali 
  • modificare documenti 
  • approvare i documenti 
  • firmare contratti, ordini di lavoro e altri importanti documenti 
  • condividere i compiti e collaborare 
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5.Compliance

 

Le aziende stanno testando nuove metodologie e idee per ridurre il rischio, migliorare l’efficienza, massimizzare la produttività, migliorare la redditività e i margini. Tuttavia, spesso le aziende devono fare i conti con un impianto normativo molto complesso.

Per questo, molte compagnie petrolifere e del gas si stanno orientando verso la gestione intelligente delle informazioni per gestire la conformità in relazione a: 

  • materiali e sostanze 
  • emissioni 
  • etichettatura 
  • sicurezza 

 

Le piattaforme di gestione delle informazioni come M-Files sono un driver chiave per la conformità di documentazioni e procedure.  Avere un repository centrale digitale, un protocollo di indicizzazione coerente per i documenti e un modo facile per trovare e pubblicare le informazioni aumenta la possibilità di essere completamente compliance alle normative:

  • visibilità dei dati: con un sistema IIM come M-Files i documenti provenienti da più repository sono indicizzati e contestualizzati. Di conseguenza sono più facili da trovare
  • processo e allineamento del flusso di lavoro: con politiche e procedure ben definite gli utenti possono seguire una serie di flussi di lavoro personalizzati per garantire la conformità 
  • controllo della conformità: le aziende possono identificare le violazioni e i problemi in modo più rapido e ridurre conseguenze legali o finanziarie
  • consolidazione dei dati: presentando i dati da una posizione centrale con un sistema IIM le aziende possono prendere decisioni più informate e incentrate sui dati. 

6ESRI – Gestione dati da geolocalizzazione

 

Per la maggior parte delle compagnie petrolifere e del gas la tecnologia di mappatura del sistema (GIS) non ha bisogno di introduzione.

In sostanza, la tecnologia analizza la posizione spaziale e organizza i livelli di informazione in visualizzazioni con l’ausilio di mappe e scene 3D.

GIS è diventato uno strumento indispensabile per l’esplorazione petrolifera, per la costruzione di oleodotti e per altri usi ambientali. 

Con un sistema di gestione intelligente delle informazioni come M-Files le organizzazioni possono realizzare un incredibile e sostanziale aumento dell’efficienza e della produttività. Gli utenti hanno accesso a tutti i documenti GIS della loro organizzazione attraverso un’unica applicazione spazialmente organizzata. 

Con l’integrazione di un sistema di gestione delle informazioni GIS un intero nuovo mondo di efficienza diventa realtà. 

Questa integrazione permette di: 

  • accedere facilmente a tutta la documentazione di supporto relativa alle informazioni geografiche 
  • innescare flussi di lavoro
  • tracciare il ciclo di vita dei beni – quali beni esistono, la loro età e i loro programmi di manutenzione 
  • avere a disposizione le informazioni relative a risorse supplementari in caso di disattivazione o trasferimento di attività

 

Integrazione ESRI

M-Files è caratterizzato da una robusta integrazione con ArcGIS. La soluzione combinata M-Files ed Esri permette agli utenti di trovare, accedere e gestire facilmente le informazioni utilizzando mappe intuitive, fotografie aeree e informazioni locali di territorio.  

Il driver primario per l’integrazione sta nel metadato. Quando i documenti vengono scansionati e importati in M-Files, l’utente ha la possibilità di usufruire di modelli personalizzabili che possono richiedere e recuperare automaticamente altre informazioni.

I metadati vengono poi memorizzati insieme ai documenti e tutto questo rende molto più facili le ricerche future.

 

 

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