Come M-Files può migliorare la produttività nel settore Oil&Gas

Nel 2016, IDC ha previsto che entro il 2019, la trasformazione digitale aiuterà le aziende del settore Oil & Gas a ridurre i costi e ad aumentare l’efficienza del 10-50%. Inoltre, ha previsto che il 40% di tutte le compagnie petrolifere e del gas migliorerà le proprie capacità analitiche grazie all’intelligenza artificiale. 

Molte compagnie petrolifere e del gas ancora faticano a gestire i documenti in modo efficiente. 

Nell’industria petrolifera e del gas, la tecnologia messa a disposizione per l’informazione è una componente chiave per le organizzazioni. E mentre ci sono una serie di settori informatici rilevanti per le industrie del petrolio e del gas (quali ad esempio data warehousing, networking, comunicazioni unificate e pianificazione delle risorse aziendali), con questo whitepaper ci vogliamo concentrare sulla gestione intelligente delle informazioni (IIM). In particolare, come una compagnia petrolifera e del gas può mitigare le sfide chiave migliorando il modo in cui gestisce il loro contenuto

La gestione delle informazioni può supporto in modo significativo il raggiungimento di risultati a valore per le organizzazioni del petrolio e del gas di ogni forma e dimensione. Il valore che l’IT ha per la gestione dei dati nelle organizzazioni del petrolio e del gas è focalizzato su quattro aree: 

DIGITIZZAZIONE | processi aziendali manuali e automatizzati senza carta

MOBILITÀ | Abilitare l’accesso mobile alla gestione dei contenuti 

COLLABORAZIONE | Facilitare le interazioni tra team distribuiti su sedi diverse

INTEGRAZIONE DEL SISTEMA | Uso dell’IIM come collante per riunire i sistemi di gestione degli asset, della gestione finanziaria, e della supply chain. 

Le compagnie petrolifere e del gas si trovano ad affrontare una serie di sfide – dall’esplorazione e produzione, allo smantellamento dei pozzi, alla mappatura delle informazioni geografiche. Negli ultimi 30 anni, le aziende ad alta intensità di carta ed incentrate sull’informazione come le assicurazioni, i servizi bancari e finanziari hanno fatto progressi significativi nella creazione di un sistema più digitale. Al contrario, la maggior parte delle organizzazioni del settore dell’energia ha iniziato ad investire solo negli ultimi 10 anni in processi di gestione delle informazioni. Eppure oggi, molte compagnie petrolifere e del gas denunciano la mancanza di una gestione integrata dei documenti, anche per i processi di back-office fondamentali come la contabilità. Figuriamoci per processi di front-office come la salute ambientale e la documentazione sulla sicurezza, sulla gestione del disegno tecnico, o la gestione patrimoniale.

In questo articolo, esaminiamo sei modi in cui l’IIM può avere un enorme impatto positivo sull’industria del petrolio e del gas, rendendo più snelli tutti i settori di attività. 

BACK OFFICE 

Gli amministratori contabili del settore petrolifero e del gas che lavorano dietro le quinte, tuttavia giocano un ruolo enorme nel modo in cui influenzano la redditività attraverso la conoscenza dei costi finanziari della società. 

Troppo spesso le aziende non hanno sistemi per gestire in modo efficiente le loro operazioni di back-office. Questo causa problemi di vasta portata che inibiscono la produttività e l’efficienza – problemi alcune aziende non sanno nemmeno di avere. 

M-Files ha recentemente condotto un’indagine sul back-office di aziende con con 50 o più dipendenti per scoprire quali sono le loro sfide nella gestione dei documenti.  

I risultati portano a problemi di vasta portata: 

RICERCA | 41% di sprechi. 10 minuti al giorno alla ricerca di documenti e informazioni di cui hanno bisogno.  

CARTA| il 65% dice che le informazioni sono ancora gestite utilizzando documenti cartacei, che i processi sono basati sulla carta, e conservati in classificatori. 

INFORMAZIONI DISOLCATE| Il 65% gestisce informazioni in più di una località. 

SEGNALAZIONI | il 44% cita che la stampa, la scansione e la firma a mano dei documenti può essere una grande sfida all’efficienza. 

I dipartimenti Risorse Umane e Finanza affrontano molte sfide diverse ogni giorno, ma ce n’è una più grande di tutte: gestire una montagna di scartoffie. Che si tratti di un modulo fiscale richiesto dal governo o una serie di fatture, queste funzioni amministrative hanno il compito di raccogliere, mantenere e organizzare grandi quantità di informazioni. Cercando di non mettere a rischio la situazione del dipendente. 

Un Software di gestione intelligente delle informazioni (IIM) cambia questa equazione. Permette di acquisire in modo automatico documenti via web in forma digitale, rendendo più efficienti, snelli e sicuri i processi comuni. 

Ecco i cinque motivi principali per cui gli amministratori delle Risorse Umane e della Finanza hanno bisogno di software di gestione dei contenuti: 

Assunzione di nuovi dipendenti 

Far salire a bordo i nuovi dipendenti con facilità e rapidità. L’utilizzo di un ECM facilita la collaborazione sociale tra i nuovi dipendenti e l’intera comunità dei dipendenti di ruolo, riduce l’onere per i mentori di incontri faccia a faccia, aumenta il bagaglio di esperienze per il principiante, e costruisce più velocemente il senso di appartenenza del dipendente all’organizzazione. 

Conformità 

Oltre alla conformità normativa comune al settore oil&gas, esistono anche norme per i Team delle Risorse Umane e della Finanza. Con il software IIM, i documenti possono essere catturati, archiviati e organizzati elettronicamente, permettendo al back-office di mantenere le informazioni cruciali dell’organizzazione in un unico centrale deposito che aiuta a mantenere l’attività in piana conformità con le leggi statali. 

Sicurezza dei dati 

Il software IIM mantiene i vostri dati al sicuro. Un sistema di sicurezza basato sulla concessione degli accessi all’utente in base a cosa può consultare e a cui sono autorizzati. 

Integrazioni del software 

Il software IIM permette di far collaborare più reparti attraverso un’ampia varietà di suite che utilizzano potenti integrazioni. M-Files risolve il problema delle informazioni sparse in più repository che non parlano tra loro integrandosi con CRM, ERP, SharePoint e altre applicazioni chiave – il tutto senza il fastidio di un progetto migratorio di massa. 

Prontezza di controllo 

Una delle migliori difese di un’azienda contro una revisione contabile è il software IIM che raccoglie tutto i file del dipartimento finanza in un unico posto. Sostenuto da un sistema di file completo e da potenti capacità di ricerca, questo strumento altamente efficace offre una pista di controllo completa, creando log filtrabili ed esportabili, documenta le azioni per data e per utente per garantire la piena trasparenza. 

Elaborazione delle fatture 

L’elaborazione delle fatture è un settore in cui è possibile portare l’efficienza nell’organizzazione. Sfrutta una vasta gamma di capacità chiave nella gestione delle informazioni, come acquisizione, flusso di lavoro, notifiche, accesso mobile, tracce di controllo e permessi. È anche un processo dove ogni dipartimento partecipa tipicamente per l’invio di fatture da saldare, e quindi il focus su questo processo può essere di grande impatto per tutta l’organizzazione. 

2. SMANTELLAMENTO DEI POZZI 

Lo smantellamento dei pozzi è ancora relativamente una nuova attività in questo settore. Ogni pozzo ha una durata di vita finita e il numero di pozzi che terminano la produzione sta aumentando, in parte a causa del crollo del prezzo del petrolio nel 2015, ma anche a causa dell’invecchiamento. Di conseguenza, il volume di lavoro associato con lo smantellamento è in crescita – con oltre 80 miliardi di dollari che si prevede di spendere per rimuovere infrastrutture al fine di lasciare un ambiente sicuro e rispettoso dell’ambiente. 

Lo smantellamento dei pozzi prevede: l’otturazione e l’abbandono dei pozzi e la rimozione delle infrastrutture. Una delle piattaforme tecnologiche critiche che può contribuire ad un significativo risparmio sui costi è un sistema di gestione delle informazioni. Infatti, l’architettura di un sistema di gestione intelligente delle informazioni come M-Files, basata su metadati, permette agli utenti di organizzare il contenuto in base a ciò che è piuttosto che a dove si trova. Questa innovativa architettura permette di gestire non solo documenti ma oggetti non documentali importanti per lo smantellamento dei pozzi – come le informazioni sul sito, i casi, i subappaltatori e altro ancora. 

Altri benefici includono: 

 – Miglioramento dell’efficienza che deriva dal consolidamento della documentazione (permessi, licenze, autorizzazioni, notifiche) 

 – Qualità migliorata e tempi di ciclo più brevi con funzioni integrate di controllo della versione e di audit tra il che assicurano che solo i cambiamenti siano controllati e che tutte le parti usino la stessa versione corretta 

 – Coordinamento fluido dei subappaltatori, dei documenti e delle altre informazioni per le quali sono responsabili, abilitando una facile classificazione e marcatura nelle fasi iniziali di un progetto. 

Accelerare il processo significa certamente risparmiare costi e la piattaforma M-Files aiutare a raggiungere questo scopo. Anche un miglioramento dell’1% varrebbe milioni di dollari nei prossimi dieci anni. 

3. ASSET MANAGEMENT & TRANSFER 

Nell’odierna macroeconomia globale, le fusioni e le acquisizioni (M&A) sono comuni a tutti i settori industriali. Tuttavia, ci sono aspetti unici nell’industria petrolifera. La gestione intelligente delle informazioni attraverso piattaforme come M-Files possono giocare un ruolo chiave in questi scenari. 

Quando un’azienda ne acquisisce un’altra, di solito assorbe tutte le operazioni, i beni e il personale. Questi elementi hanno dati e documenti ad essi associati – alcuni dei quali potrebbe avere 20-30 anni. Questi documenti possono essere conservati in vari repository, dove è probabile che ci siano duplicazioni e documenti mancanti o smarriti. Quindi una serie di sfide può sorgere in caso di acquisizione: 

MIGRAZIONE | Spesso, c’è la necessità di migrare i dati e documenti dei vecchi dati aziendali verso nuovi archivi aziendali, e questo può essere semplice se entrambi usano la stessa tecnologia, ma spesso non è così. Hanno quindi bisogno di esportare dati e documenti da un sistema e importarli nell’altro. 

VERSIONE E DUPLICAZIONE DEI DATI | Molti di questi documenti sono mal assortiti e probabilmente molti duplicati. Sapere qual è la versione definitiva può essere difficile. L’azienda acquirente deve avere un modo per ordinare e gestire tutto queste informazioni e metterle a disposizione degli utenti rapidamente. 

TIMELINE | E’ possibile che siano necessari uno o due anni per integrare pienamente le informazioni tra le due organizzazioni. L’azienda acquirente deve garantire la continuità delle operazioni. Un sistema di gestione intelligente delle informazioni cura molto queste sfide comuni e innumerevoli altre che possono sorgere nel processo di trasferimento parziale o totale del patrimonio da un’organizzazione all’altra. La digitalizzazione è una chiave di gestione patrimoniale tra le due società e automatizzare il processo di archiviazione e pubblicazione diminuisce la probabilità di errori operativi in seguito a mancanze o documentazione errata. 

Ma non si ferma qui. Con una piattaforma come M-Files, non c’è bisogno di un costoso e lungo processo di migrazione, in quanto in M-Files tutti i silos di dati possono essere collegati attraverso lo strato di metadati intelligenti. Attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva, le versioni di processo e i duplicati sono gestiti in modo intuitivo e automatico.  

Inoltre, i sistemi di gestione delle informazioni possono aiutare i singoli dipendenti a trovare e condividere i documenti facilmente, con un approccio basato su metadati abilitati dall’IA che contestualizza i documenti in base a ciò che sono e non dove risiedono, sia che si trovino. 

Questa capacità di colmare facilmente e rapidamente il divario tra le due organizzazioni porta ad un risparmio di tempi e costi per entrambe le organizzazioni.  

4. MOBILITY 

In una recente indagine tra i lavoratori del settore energetico, il 65% dei lavoratori ammette che è difficile trovare i documenti di cui hanno bisogno su un dispositivo mobile. Questo può creare allarmanti ripercussioni per molti dipendenti la cui gran parte della loro attività si svolge fuori sede. 

Il personale del settore petrolifero e del gas passa un’enorme quantità di tempo sul campo durante tutte le fasi della produzione. Un software di gestione intelligente delle informazioni permette agli utenti di accedere a documenti, così come la capacità di gestire documenti, da dispositivi mobili. Ci sono due aree principali dove l’IIM fornisce valore attraverso la mobilità: 

ATTIVITA’ FUORI SEDE | Dipendenti del settore, come trivellatori, geologi e ingegneri, sono spesso i più altamente qualificati e altamente retribuiti. Dare loro un accesso mobile ai documenti chiave può far risparmiare giorni di lavoro. 

ACCESSI DEL MANAGEMENT| Quando i manager e i dirigenti lavorano fuori sede, l’impossibilità di accedere alle informazioni critiche può portare un arresto nel business. Mentre un accesso mobile porta un netto risparmio di tempo dedicato alla burocrazia e più tempo dedicato agli affari. 

In particolare, i lavoratori possono utilizzare i loro dispositivi mobili per: 

– Cercare e accedere ai documenti aziendali 

– Modificare documenti 

– Approvare il documento 

– Firmare contratti, ordini di lavoro e altri importanti documenti 

– Condividere e collaborare i compiti 

5. COMPLIANCE 

Le aziende stanno testando nuove metodologie e idee per ridurre il rischio, migliorare l’efficienza e massimizzare la produttività come modi per migliorare la redditività e i margini. Tuttavia devono fare i conti con un impianto normativo molto complesso. Per questo, molte compagnie petrolifere e del gas si stanno orientando verso la gestione intelligente delle informazioni per gestire la conformità in relazione a: 

– Materiali e sostanze 

– Emissioni 

– Etichettatura 

– Sicurezza 

Le piattaforme di gestione delle informazioni come M-Files sono un driver chiave per la conformità di documentazioni e procedure.  Avere un repository centrale digitale, un protocollo di indicizzazione coerente per i documenti, e un modo facile da usare per trovare e pubblicare le informazioni, aumenta la possibilità di essere completamente compliance alle normative.  

VISIBILITA’ DEI DATI | Con un sistema IIM come M-Files, i documenti provenienti da più repository sono indicizzati e contestualizzati – rendendoli più facili da trovare. Avere un una visione unificata dell’ecosistema documentale permette a stakeholder e dipendenti a chi rivolgersi per verificare la conformità di tutte le info 

PROCESSO E ALLINEAMENTO DEL FLUSSO DI LAVORO | Con politiche e procedure ben definite, gli utenti possono seguire una serie di flussi di lavoro personalizzati per garantire la conformità dei flussi. 

CONTROLLO DELLA CONFORMITÀ | le aziende possono identificare le violazioni e i problemi in modo più rapido e ridurre conseguenze legali o finanziarie. 

CONSOLIDAZIONE DEI DATI | Presentando i dati da una posizione centrale con un sistema IIM, le aziende possono prendere decisioni più informate e incentrate sui dati. 

6. ESRI – GESTIONE DATI DA GEOLOCALIZZAZIONE 

Per la maggior parte delle compagnie petrolifere e del gas, la tecnologia di mappatura del sistema (GIS) non ha bisogno di introduzione. In sostanza, la tecnologia analizza posizione spaziale e organizza i livelli di informazione in visualizzazioni con l’ausilio di mappe e scene 3D.GIS è diventato uno strumento indispensabile per l’esplorazione petrolifera, per la costruzione di oleodotti e per altri usi ambientali. 

Quando è integrato con una gestione intelligente delle informazioni, come M-Files, le organizzazioni possono realizzare incredibile sostanziale aumento dell’efficienza e della produttività. Gli Utenti hanno accesso a tutti i documenti GIS della loro organizzazione attraverso un’unica applicazione spazialmente organizzata. 

Con l’integrazione di un sistema di gestione delle informazioni GIS, un intero nuovo mondo di efficienza diventa realtà. una tale integrazione permette: 

– Facile accesso a tutta la documentazione di supporto relative alle informazioni geografiche 

– La capacità di innescare flussi di lavoro 

– Tracciare il ciclo di vita dei beni – quali beni esistono, la loro età e i loro programmi di manutenzione 

– In caso di disattivazione o di trasferimento di attività, gli utenti avranno a portata di mano le informazioni relative a risorse supplementari intorno a quel sito e cosa può essere ancora utilizzato. 

INTEGRAZIONE ESRI 

M-Files è caratterizzato da una robusta integrazione con ArcGIS. La soluzione combinata M-Files ed Esri permette agli utenti di trovare, accedere e gestire facilmente alle informazioni utilizzando mappe intuitive, fotografie aeree, informazioni locali di territorio.  

Il driver primario per l’integrazione sta nel metadato. Quando i documenti vengono scansionati e importati in M-Files, l’utente ha la possibilità di usufruire di modelli personalizzabili che possono richiedere e recuperare automaticamente altre informazioni. I metadati vengono poi memorizzati insieme ai documenti e tutto questo rende molto più facile le ricerche future. I metadati accompagnano ogni documento consentendo poi di collegarli successivamente ad una posizione su una mappa. I metadati di ogni documento possono contenere un componente spaziale ArcGIS – o un numero GIS o coordinate X-Y a seconda del tipo di collegamento che è stato eseguito. Tutto questo rende molto più semplice il recupero di documenti basati sulla localizzazione. 

Con una piattaforma intelligente come M-Files, le organizzazioni possono automatizzare i processi e fornire accessi self service e in mobilità a tutti gli utenti, permettendo un notevole risparmio di tempo e costi. 

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