Informazioni digitali: come salvarle?

Mail ricevute, mail spedite, file creati, file modificati: ormai sprechiamo tanto tempo ogni giorno per sfogliare cartelle, creare cartelle, spostare files e chiedere a colleghi, clienti e fornitori come fare a trovare l’informazione che ci serve.

Quando salviamo un file in una cartella di rete ci sembra che questo file sia ordinatamente archiviato. In realtà un file è ordinatamente archiviato quando è rintracciabile da chiunque ne abbia bisogno soprattutto le persone diverse da coloro che quel file l’hanno creato.

Come fare a organizzare un ambiente di lavoro realmente accessibile a tutti in cui le informazioni digitali sono facilmente rintracciabili?

La nostra risposta è nel passaggio dalla logica di archiviazione a percorso alla logica di archiviazione in base contenuti: dal dove al cosa.

Il file system è un ambiente limitato e privo di funzionalità che ormai sono indispensabili. La limitazione principale è la logica a percorso. Ogni file ha un nome attribuito manualmente e un solo percorso di salvataggio. Se lo stesso file è relazionato a due argomenti il percorso di salvataggio deve essere duplicato insieme al file. Una ulteriore limitazione è la accessibilità: l’informazione non è accessibile se è salvata sul mio file system e mi serve mentre sono fuori dall’azienda mentre ho con me solo lo smartphone.

Il modo per salvare le informazioni digitali è trascinarle in un ambiente che le organizzi in automatico in base al loro contenuto e che con metadati ne consenta di configurare i criteri di ricerca, le logiche di accessibilità e la tracciatura sugli accessi.

M-Files è un software innovativo che integra la gestione delle informazioni digitali negli strumenti di tutti i giorni, lasciando le informazioni dove si trovano.

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