M-FILES: IL SOFTWARE
PER LA GESTIONE
DIGITALE DEI
PROCESSI AZIENDALI

M-Files può essere integrato con qualsiasi Sistema Informativo Aziendale (gestionale, erp, crm) e può essere integrato con i più comuni strumenti di Office Automation. M-Files è accessibile via web da qualunque browser e può essere utilizzato anche su smartphone e tablet (iOS e Android).

Gestisce qualsiasi tipo di documento mantenendone invariato il formato e garantendo la tracciabilità di tutte le versioni create. è completo di workflow aziendali (o flussi di lavoro) ideali per automatizzare i processi lavorativi e per ridurre i lavori manuali dei dipendenti.

Gestisce automaticamente la funzione di disaster recovery ed è disponibile anche in cloud.

10 MOTIVI PER SCEGLIERE M-FILES

1. INTERFACCIA WINDOWS FACILE DA USARE

M-Files si integra con Windows: un’interfaccia familiare a tutti.
L’archivio dei documenti appare come un disco virtuale e con la tecnica Drag and Drop è possibile trascinare documenti, messaggi di posta e qualunque altro tipo di file da e verso M-Files.

2. CONTROLLO TOTALE DEI DOCUMENTI

M-Files:

• estrae e riarchivia i documenti eliminando tutti i problemi legati alle modifiche simultanee
• preserva in modo automatico le versioni precedenti di ogni documento
• registra un log delle modifiche apportare ad ogni documento indicando il nome utente, l'ora, la data ed eventuali commenti
• attribuisce automaticamente ai documenti nomi e numeri progressivi

3. RISPARMIO DI TEMPO

M-Files, grazie alla ricerca immediata e alle viste dinamiche permette di trovare la versione corretta e aggiornata di un documento in pochissimo tempo.
M-Files ritrova tutte le fonti aziendali a partire dalle lettere o parole inserite nel box di ricerca.
Con M-Files non è importante sapere dove si trova un documento, è importante sapere cosa si sta cercando.

4. INDIPENDENZA DAL LUOGO DI LAVORO

Con M-Files è possibile accedere alle informazioni in qualunque momento e in qualunque luogo.
M-Files è veloce anche su connessioni remote e permette di creare, modificare, archiviare e consultare documenti anche in modalità offline grazie a un sistema di sincronizzazione automatica.
Inoltre la funzione di replica velocizza la gestione dei documenti in ambienti geograficamente remoti.

5. MAGGIORE SICUREZZA

M-Files permette di impostare autorizzazioni e permessi specifici per ridurre al minimo il rischio di errori.
Con M-Files è possibile nascondere i documenti sensibili mantendendo tutti i contenuti aziendali in un unico archivio.
Inoltre M-Files è compatibile con Active Directory e pianifica in modo automatico il backup dei dati.

6. COLLABORAZIONE E WORKFLOW

• notifiche via e-mail dei nuovi documenti modificati
• semplici attività per collaborazione ad hoc
• funzionalità base o avanzate per workflow di processi normali

7. STRUTTURE DATI PERSONALIZZABILI

M-Files fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei meta dati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati, relazioni tra documenti, utilizzo di raccolte e modelli. Oltre ai documenti M-Files può gestire qualunque tipo di struttura dati.

8. INSTALLAZIONE E IMPLEMENTAZIONI SEMPLICI

• installazione semplicissima: ideale per implementare un sistema di gestione documentale senza costi eccessivi
• trascinamento dei file esistenti su M-Files
• non richiede personale IT dedicato
• servizio di consulenza professionale

9. CONNESSIONE A SISTEMI DI TERZE PARTI

• è possibile definire dei collegamenti attivi con database esterni (CRM, software gestionali ecc.)
• importazione e collegamenti a file esistenti nelle condivisioni di rete
• caricamento dei documenti cartacei da qualunque scanner e dispositivo multifunzione
• importazione messaggi e-mail direttamente dal server di posta
• utilizzo delle librerie M-Files per requisiti di integrazioni particolari

10.INTEGRAZIONE CON ALTRE APPLICAZIONI WINDOWS E SUPPORTO PER TUTTI I FORMATI DI FILE 

M-Files si integra con tutte le applicazioni Windows, incluse le applicazioni Office, CAD, gestionali di magazzini e produzione, permettendo agli utenti di accedere agli archivi con comandi standard (esempio: Apri, Salva, Salva con nome ecc..)

M-Files supporta inoltre tutti i formati di file, come i documenti di Word, i fogli di calcolo di Excel, i file PDF, i modelli CAD, le immagini, ecc