Mega Soft

Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva

• M-Files è un software multiaziendale, multilingua e multipiattaforma
• Integrato con qualsiasi Sistema Informativo Aziendale (gestionale, erp, crm)
• 100% integrato in Windows con interfaccia client e web uguali
• 100% integrato con i più comuni strumenti di Office Automation
• Modulare, scalabile con un avanzato motore di compressione dati
• Gestisce automaticamente la funzione di ‘disaster recovery’
• Gestisce ogni tipo di documento lasciandone invariato il formato
• Gestisce la tracciabilità delle versioni di ogni documento
• Accessibile via Web con qualunque browser
• Accessibile da smartphone e tablet (iOS e Android)
• Disponibile anche in CLOUD
• Completo di WORK FLOW (gestione dei flussi documentali)

10 Motivi fondamentali per scegliere M-Files

1. 1. Interfaccia Windows facile da usare

      Si integra con Windows, un’interfaccia familiare a qualunque utente. L’archivio dei documenti appare come un disco virtuale ed è possibile trascinare documenti con drag & drop, messaggi di posta e qualunque altro tipo di file da e verso M-Files.

   2. Controllo totale dei Vostri documenti

      • Le operazioni di estrazione e riarchiviazione dei documenti eliminano i problemi legati a modifiche simultanee
      • Preserva le versioni precedenti dei documenti in maniera automatica
      • Registra un log delle modifiche con nome utente, data, ora e commenti
      • Funzioni di attribuzione automatica dei nomi e dei numeri progressivi

   3. Risparmio del tempo

      ogni giorno grazie alla ricerca immediata e le viste dinamiche M-Files aiuta a trovare il documento giusto semplicemente digitando poche lettere nel box di ricerca veloce Si possono vedere dinamicamente i documenti in qualunque struttura verticale, a scelta M-Files rende disponibile lo stesso documento su più cartelle, senza creare copie inutili

   4. Indipendenza dal luogo di lavoro

      • Veloce anche su connessioni remote
      • Gli utenti in mobilità possono vedere, creare, modificare e archiviare documenti in modalità off-line con un sistema di sincronizzazione automatica
      • Attivando M-Files Web Access i documenti sono disponibili a tutti utilizzando un semplice browser, inclusi utenti MAC e Linux
      • La funzione di replica velocizza la gestione dei documenti da ambienti geograficamente remoti

   5. Sicurezza

      Controllo della visibilità dei dati; è possibile nascondere i documenti sensibili mantenendo comunque un unico luogo di archiviazione Semplici impostazioni e permessi personalizzabili riducono il rischio dell’errore umano Compatibile con Active Directory Il sistema di gestione documentale pianifica automaticamente il backup di tutti i dati

   6. Collaborazione e WorkFlow

      • Notifiche via e-mail dei nuovi documenti modificati
      • Semplici attività per collaborazione ad hoc
      • Funzionalità base o avanzate per WorkFlow di processi normali

   7. Strutture dati personalizzabili

      M-Files fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei meta dati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati Relazioni tra documenti, utilizzo di raccolte e modelli Oltre ai documenti M-Files può gestire qualunque tipo di struttura dati

   8. Installazione ed implementazione semplice

      • Installazione semplicissima, ideale per implementare un sistema di gestione documentale senza costi eccessivi
      • Trascinamento dei file esistenti su M-Files
      • Non richiede personale IT dedicato
      • Servizio di consulenza professionale

   9. Connessione a sistemi di terze parti

      • E’ possibile definire dei collegamenti attivi con database esterni, come CRM software gestionali ecc.
      • Importazione e collegamenti a file esistenti nelle condivisioni di rete
      • Caricamento dei documenti cartacei da qualunque scanner e dispositivo multifunzione
      • Importazione messaggi e-mail direttamente dal server di posta
      • Utilizzo delle librerie M-Files per requisiti di integrazioni particolari

   10. Integrazione con altre applicazioni Windows e supporto per tutti i formati di file

       • M-Files si integra con tutte le applicazioni Windows, incluse le applicazioni Office, CAD, gestionali di magazzini e produzione ecc, permettendo agli utenti di accedere agli archivi con comandi standard come Apri, Salva, Salva con nome, ecc
       • M-Files supporta inoltre tutti i formati di file, come i documenti di Word, i fogli di calcolo di Excel, i file PDF, i modelli CAD, le immagini, ecc